Cuando existe una inquietud permanente e indómita curiosidad por abarcar el conocimiento, se consigue un estado de ensimismamiento que facilita contemplar la realidad como un todo cercano e infinitamente inabarcable. Esta disposición anímica es tan vieja y precisa, como el lema socrático de que mientras más se sabe, más nos autoreconocemos indigentes de la facultad de conocer[1].

Por otra parte nos está tocando presenciar o malvivir el espectáculo de una crisis generalizada, no sólo económica. La crisis es absolutamente global, abarca todos los campos y ámbitos, como globalizado e imparable ha sido desde hace medio siglo el desarrollo de las tecnologías, el crecimiento de las actividades económicas, la explosión informativa, la proliferación de las interrelaciones humanas y las migraciones o movimientos de importantes masas poblacionales.

En otro momento, ahora aquí no toca, debemos analizar aspectos morales, políticos e ideológicos de ésta y de cómo se ha llegado a la situación actual de desgobierno de lo público[2] que se muestra en “miseria y corrupción” por doquier, hasta el punto de que ellas mismas representan un valor político y moral, e incluso constituyen un negocio, sobre todo a nivel de los medios de comunicación.

Otra cuestión bien sabida es que, sin información es imposible saber. Pero más aún es la importancia que representa el nuevo paradigma de la gestión de la información. Ya hoy, las organizaciones serán capaces de sobrevivir en la medida de que sean capaces de tomar conciencia de lo que no saben y de cómo acceder y aprehender el conocimiento necesario para seguir siendo productivas, dinámicas, competitivas e innovadoras[3].

Así se llega a otro término que debe centrar toda nuestra atención. Por innovación hemos de entender la capacidad de ingenio en un entorno permanentemente cambiante y evolutivo. La facultad de inventar nuevas cosas, salidas o soluciones a los problemas, en un mundo en que mañana puede quedar anticuado lo que ayer aparecía como útil y novedoso. De ahí, que se venga apostando últimamente por la combinación de los dos vocablos “vigilancia tecnológica”, como un nuevo reto organizacional[4]. O bien el concepto de innovación abierta para destacar la importancia de la búsqueda de alianzas externas para la transferencia de tecnología. O el de innovación incremental que sirve para indicarnos la relevancia de la incorporación constante de mejoras o nuevos conocimientos resultantes de la investigación o del entorno, que las organizaciones deben integrar[5].

Con lo expuesto, retomamos el título del artículo. Ningún objetivo es asequible o de nada nos vale todo el discurso, si no desarrollamos y ponemos en marcha sistemas de gestión documental capaces de lograr y aspirar a:
- La accesibilidad permanente de la información,
- La disponibilidad y actualización de la información,
- La automatización de los flujos de trabajo con la documentación,
- La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los documentos,
- La facilidad de recuperación de la información.

Así, que el sistema o subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos. Dichos objetivos, que se demandan actualmente por las organizaciones, es lo que procuran y logran una empresa joven: Yerbabuena, con su ECM (Enterprise Content Management), software de Gestión Documental. Open Source de gran funcionalidad y arquitectura que facilita estructurar, auditar y recuperar información y documentos: gestionar el conocimiento.

NOTAS:

[1] Puede acudirse a nuestro anterior artículo sobre “gestión documental” y leer en Auditoría de la información, gestión documental y comunicabilidad, que: «Hoy uno de los grandes retos, para las empresas y entidades, está en organizar y gestionar correctamente la información. Se trata de optimizar la «recuperación de la información» y saber «gestionar el conocimiento», que constituye el capital intelectual de toda organización. Pero, la gestión del conocimiento, no es algo que en sí mismo sea posible, dado que no es un objeto que emerge tal cual. El conocimiento es todo lo que vamos aprendiendo, asimilando y asumiendo como propio, tras contactar con la realidad, que es siempre heterogénea, múltiple y diversa. Estar en contacto con la realidad conlleva relacionarnos con los demás, tomar conciencia de nosotros mismos – nuestro yo – y conocer el mundo. Contemplando la vida que, según Francisco Varela, constituye el hecho capital que funda toda actividad del conocimiento» [de: Varela García, Francisco J. (2002).  El fenómeno de la vida. Santiago de Chile: Dolmen.]

[2] Nieto, Alejandro (2008). El desgobierno de lo público. Barcelona: Ariel.

[3]«Ante la actual sobreabundancia de información, que llega a provocar frustración y desasosiego, las empresas innovadoras destacan por saber captar selectivamente la importante para ellas, la que necesitan para prosperar.» De: Ferrer, Antonia (2008). “Información en la empresa para innovar y competir”. El profesional de la información, v. 17, nº 5, p. 481-486.

[4] En: Monográfico: Vigilancia competitiva del blog Universo Abierto.

[5] Se puede acudir al tema del mes de marzo en el SEDIC – blog. También es de gran interés la comunicación de Alan L. Porter en la obra “La inteligencia competitiva: factor clave para la toma de decisiones estratégicas en las organizaciones“.

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